LA ELABORACION DE TRAMITES VOLUNTARIOS NOTARIALES MEDIANTE REPRESENTACION (PODER)

En el ejercicio cotidiano de la labor notarial nos damos cuenta que la función del Notario de Fé Pública es de vital importancia a fin de aplicar el derecho en la creación, modificación y extinción de relaciones jurídicas entre las personas que acuden al servicio notarial. Es en ese contexto que los notarios nos vemos en la obligación de interpretar las normas jurídicas en su verdadera esencia y por consiguiente brindar un servicio a la sociedad en el que se priorice los principios de economía, simplicidad y celeridad. Ya que justamente la vía voluntaria notarial surgió con el objetivo de descongestionar los tribunales de justicia donde anteriormente el ciudadano tenía que peregrinar años a fin de resolver sus conflictos. Actualmente, los notarios de fé pública tenemos dentro nuestras facultades la de conocer los ya famosos “trámites voluntarios en vía notarial”, los mismos que en el pasado eran de competencia netamente judicial y en la actualidad se han delegado al ámbito voluntario notarial. El Art. 91 de la Ley No 483 establece los principios por los cuales se rigen este tipo de trámites y los mismos son: principio de libertad, legitimidad, consentimiento, acuerdo de partes, igualdad, solemnidad, legalidad, neutralidad, idoneidad, transparencia, economía, simplicidad y celeridad. Dichos principios tienen un objetivo en común, la de brindar un servicio notarial sencillo, rápido y enmarcado en la legalidad. En los hechos los tramites en la vía voluntaria notarial vinieron a reemplazar los procesos judiciales que antes tardan meses o años en resolverse y que ahora en vía notarial pueden durar días o incluso horas, ya que ni en la ley ni en su reglamento se impuso un plazo mínimo para su realización. Cabe aclarar que el único tramite voluntario que en el pasado tenía un plazo mínimo para su realización era el Divorcio Notarial ya que anteriormente se establecía en la ley un plazo de 3 meses desde iniciado el tramite (presentación de solicitud) para que los requirentes (cónyuges) ratifiquen su decisión de divorciarse, pero dicha disposición normativa fue modificado por la Ley No 1115 de 29 de octubre de 2018, en el sentido, que actualmente desaparecieron los 3 meses para que los cónyuges ratifiquen su decisión de divorciarse y más bien al contrario el notario de fé pública tiene 5 días como plazo máximo para concluir con el trámite de divorcio y enviar el testimonio de la escritura pública al SERECI para su registro y la cancelación respectiva de la partida matrimonial de los requirentes. Por lo tanto, actualmente un divorcio notarial puede realizarse en el mismo día de su solicitud, si así lo quisieran los requirentes. Los tramites voluntarios notariales no solamente son las aceptaciones de herencia o divorcios notariales, sino también los establecidos en la ley, que son los siguientes: Tramites en materia civil y sucesoria : – Retención o recuperación de la posesión de bienes inmuebles – Deslinde y amojonamiento en predios urbanos – Divisiones o particiones inmobiliarias – Aclaración de límites y medianerías – Procesos sucesorios sin testamento – División y partición de herencia – Apertura de testamentos cerrados Tramites en materia familiar: – Divorcio de mutuo acuerdo – Permisos de viaje al exterior de menores, solicitados por ambos padres Como vimos líneas arriba dentro los principios que rigen este tipo de trámites en vía notarial están el principio de consentimiento y el principio de acuerdo mutuo, ¿Pero qué sucede, cuando el requirente del servicio notarial está ausente?, al respecto el Art. 91, parágrafo I del DS No 2189 (Reglamento a la Ley No 483) indica lo siguiente: “Se puede tramitar la vía voluntaria notarial de manera personal o A TRAVES DE REPRESENTANTE CON PODER ESPECIAL otorgado ante notario de fé pública o ante autoridad competente si la o el poderdante residen en el extranjero. El poder especial debe excluir expresamente la actuación simultánea en la vía judicial y la apoderada o el apoderado deberá participar personalmente del trámite.”, pero en el Art. 90 del mismo DS No 2189 (Reglamento a la Ley No 483) indica algo que parece contradictorio “La manifestación del consentimiento y el mutuo acuerdo de las interesadas y los interesados ES DE CARÁCTER PERSONALÍSIMO, deberá ser expresa y es requisito indispensable para la tramitación de la vía voluntaria notarial.” Por tanto, con el único objetivo de compartir las experiencias en el ejercicio de la labor de notario y estudiar estos artículos controversiales que se encuentran en nuestra legislación, pasaremos a analizarlos de la siguiente manera:

La Real Academia de la Lengua Española mediante el Diccionario Panhispánico del Español Jurídico, lo define como “Derecho que es inherente a las personas y no puede ser transmitido” , este derecho es esencial para la existencia de la persona porque su ausencia podría ocasionar la perdida de su personalidad, dentro de estos derechos personalísimos podríamos mencionar: el derecho a la vida, derecho al honor, derecho a la libertad, derecho a la intimidad, etc. Los derechos personalísimos tienen las siguientes características : Son innatos, porque nacen junto con la persona Son vitalicios, porque duran toda la vida de la persona Son necesarios, porque todas las personas las necesitamos para poder vivir en sociedad Son esenciales, porque es lo mínimo que necesita una persona para el ejercicio de su personalidad Son inherentes e irrenunciables, porque una persona no puede transmitirlos y/o enajenarlos a otra persona Son extrapatrimoniales, porque no pueden ser medidos o valorados económicamente Son privados, porque es la persona quien las ejerce y depende solo de ella En este sentido, cuando el Art. 90 del DS No 2189 (Reglamento a la Ley No 483) nos indica que: “La manifestación del consentimiento y el mutuo acuerdo de las interesadas y los interesados es de carácter personalísimo”, esto significa que el interesado y/o requirente del servicio notarial es el único quien puede manifestar su consentimiento mediante la suscripción del respectivo documento y no otra persona. Ya que su derecho personalísimo se plasmará en el documento de consentimiento a ser suscrito, dicho documento es de vital importancia puesto que, de no existir el mencionado documento el notario no podría continuar con el trámite, ya que la falta de consentimiento invalidaría cualquier documento a otorgarse. En este sentido, debemos entender que “manifestar” o “manifestación” significa dar a conocer a otra persona la opinión respecto de un asunto, en este caso concreto el requirente del servicio voluntario notarial debe dar a conocer al notario (mediante documento idóneo) su consentimiento de forma personalísima y directa (sin intermediarios).

El Art. 90 del DS No 2189 (Reglamento a la Ley No 483) NO INDICA expresamente el tipo de documento que debe ser suscrito de forma personalísima por los interesados, pero por la atribución que tenemos los Notarios de Fé Pública respecto de la autoría del documento notarial podemos solicitar el documento idóneo que creyéramos necesario. En ese sentido, por ejemplo: para un Divorcio Notarial bastará con el contrato de acuerdo mutuo para el divorcio con su respectiva certificación de firmas y rubricas (reconocimiento de firmas) el mismo debe contener la manifestación del consentimiento para realizarse el divorcio notarial y ser suscrito obviamente de forma personalísima por ambos cónyuges, para una aceptación de herencia en vía notarial bastará con una declaración voluntaria en la que el requirente manifieste su consentimiento para realizar la aceptación de herencia en vía notarial y ser suscrito obviamente de forma personalísima. Cabe aclarar que el Art. 39 de la ley 483, establece que “I. Son documentos notariales aquellos que la notaria o el notario elabora, redacta, interviene o autoriza, confiriendo fé a los actos, los hechos y las circunstancias que presencia. Serán otorgados con arreglo a los dispuesto en la presente ley. II. Constituye parte del documento notarial el recibir, interpretar, redactar y dar forma legal a las voluntades de los interesados.” Por tanto, las declaraciones voluntarias, certificación de firmas u otros, son documentos notariales válidos y legales, y que poseen todas las atribuciones y prerrogativas que establece la ley, porque el notario está dando forma legal a la voluntad de las partes en manifestar su consentimiento mediante los documentos mencionados.

El Art. 91, parágrafo II del DS No 2189 (Reglamento a la Ley No 483) establece lo siguiente: “En caso de tramitarse mediante apoderado, el documento de manifestación de consentimiento y acuerdo, deberá ser suscrito previamente ante UNA NOTARIA O UN NOTARIO DE FÉ PÚBLICA”, esto quiere decir, que no es necesario que los requirentes suscriban el documento de manifestación de consentimiento ante el mismo notario que conocerá el tramite voluntario, ya que la norma establece que la suscripción deberá realizarse previamente ante UN notario que podría ser de otra ciudad o de otro país en caso de que el solicitante viva en el extranjero. Cabe aclarar que mediante el Convenio de la Haya de 6 de octubre de 1.961 los documentos notariales autorizados por notarios de otros países tienen plena validez siempre y cuando se encuentren apostillados, y de igual forma cabe aclarar que en el extranjero los Cónsules del Estado Plurinacional brindan el servicio notarial y sus documentos otorgados poseen los mismos efectos jurídicos que los otorgados por los Notarios de Fé Pública de acuerdo al Art. 31 de la Ley No 483 que establece: “En las oficinas consulares se ejercerá el servicio notarial a través de sus servidores públicos especializados, conforme su normativa específica aplicable y los principios y formalidades de la presente ley. Los instrumentos notariales autorizados tienen los mismos efectos jurídicos que los otorgados por los notarios de fé pública.” Esta aclaración es muy importante, puesto que, si un usuario del servicio notarial a determinado hacer su trámite voluntario mediante representación (poder) es porque no se encuentra en el lugar donde se realizará el respectivo trámite y sería ilógico pedirle que se apersone de forma personalísima ante el mismo notario que conocerá el trámite para suscribir el documento de manifestación del consentimiento y después se regrese al país o la ciudad en la que reside. Para eso no se necesitaría ningún tipo de representación o poder y el notario podría realizar el trámite directamente sin apoderados. Pero si el requirente optó por realizar el trámite con representación (poder) es justamente por la imposibilidad de estar en el lugar donde se realizará el trámite voluntario notarial.

El Art. 91, parágrafo I del DS No 2189 (Reglamento a la Ley No 483) establece lo siguiente: “Se puede tramitar la vía voluntaria notarial de manera personal o a través de representante con poder especial otorgado ante notaria de fé pública o ante autoridad competente si la o el poderdante reside en el extranjero. El poder especial debe excluir expresamente la actuación simultánea en la vía judicial y la apoderada o el apoderado deberá participar personalmente del trámite.” Este articulo indica 2 formas para obtener el poder de representación. La primera forma es ANTE UN NOTARIO DE FÉ PÚBLICA DE CUALQUIER CIUDAD (si el requirente reside en el Estado Plurinacional de Bolivia) y la segunda forma es ante AUTORIDAD COMPETENTE SI RESIDE EN EL EXTRANJERO, como autoridad competente podríamos mencionar al Cónsul de Bolivia o a un Notario extranjero quien mediante documento notarial debidamente apostillado otorgaría un documento con toda la validez y legalidad para ser utilizado en territorio boliviano.

5.1.- De acuerdo a la normativa estudiada podemos llegar a la conclusión de que sí es posible la realización de los trámites voluntarios mediante representación (poder), ya que así lo autoriza el Art. Art. 91 del DS No 2189 (Reglamento a la Ley No 483), salvo la excepción del trámite de autorización de permiso de viaje de menores al exterior. 5.2.- Dicho trámite voluntario mediante representación (poder) debe cumplir la formalidad establecida en el Art. 90 del DS No 2189 (Reglamento a la Ley No 483), referida a la suscripción en forma personalísima del documento de manifestación del consentimiento. 5.3.- Este documento de manifestación del consentimiento puede ser suscrito ante cualquier notario de fé pública en el territorio nacional y/o ante autoridad competente si el requirente reside en el extranjero. 5.4.- No existe un tipo de documento de manifestación del consentimiento determinado en la ley o en su reglamento, por lo cual, el notario en base a la atribución que tiene como autor del documento notarial, puede en su caso, solicitar el documento idóneo que creyera necesario a fin de realizar el trámite voluntario. Por ejemplo, en un divorcio notarial se solicita el “contrato de acuerdo mutuo” suscrito por ambos cónyuges y en el cual se manifieste de forma expresa el consentimiento, pero en un trámite de aceptación de herencia no podríamos pedir el mismo “contrato de acuerdo mutuo” puesto que dicho trámite sucesorio es unilateral ya que el heredero no tiene la necesidad de llegar a un acuerdo mutuo con ninguna persona para heredar, por lo tanto, cada tramite voluntario es diferente y el documento de manifestación del consentimiento debe ser adecuado a la naturaleza del trámite a realizarse. Dentro los documentos notariales en los que se manifieste el consentimiento del requirente podríamos mencionar a: la certificación de firmas en carta (carta solicitando el servicio notarial y manifestando el consentimiento con su certificación de firmas), declaración voluntaria (en la cual el requirente unilateralmente manifieste su consentimiento para someterse al trámite voluntario), contrato de acuerdo mutuo para divorcio con su respectiva certificación de firmas (en el cual manifiesten ambos cónyuges su consentimiento para someterse al divorcio notarial), etc. 5.5.- En la práctica el apoderado para la solicitud del trámite voluntario notarial mediante representación (poder), deberá acompañar 2 documentos principales: el poder especial debidamente otorgado ante Notario de Fé Pública o autoridad competente si el poderdante reside en el extranjero y el documento de manifestación del consentimiento suscrito por su puño y letra del poderdante otorgado ante Notario de Fé Pública o autoridad competente si reside en el extranjero.